CDS Mestel : retour d’expérience sur une migration réussie vers Forma

Découvrez comment CDS Mestel a réussi la migration de ses projets actifs de Procore vers Forma (anciennement Autodesk Construction Cloud - ACC), sous la direction de Michael Martinez, garantissant une transition fluide et la préservation des données.

Société : CDS Mestel Construction
Lieu : Garden City Park (US)
Logiciel utilisé : File Sync

» Nous sommes une entreprise générale spécialisée dans les projets de commerces et d’aménagements locatifs. Beaucoup de nos projets se situent dans des aéroports. Historiquement, nous utilisions Procore comme plateforme principale, et nous sommes maintenant en transition vers Autodesk Construction Cloud. » Michael Martinez, Project Manager, CDS Mestel

Résumé

Lorsque CDS Mestel a commencé à transférer ses projets actifs de Procore vers Autodesk Forma, anciennement Autodesk Construction Cloud (ACC), le chef de projet Michael Martinez a pris les devants pour maintenir l’avancement des projets et préserver les données. Avec GRAITEC File Sync et l’accompagnement direct de l’équipe GRAITEC, Michael a orchestré une migration pragmatique, en préservant la dynamique des chantiers en cours tout en mettant en place une structure projet plus claire et prête pour l’avenir dans ACC.

Le défi : maintenir les projets en cours pendant le changement de plateforme

CDS Mestel gérait plusieurs projets actifs, avec des données existantes à la fois dans Procore et dans ACC, au moment où l’entreprise adoptait ACC. Cela signifiait que des documents critiques, jeux de plans, RFI, photos et soumissions devaient être transférés sans ralentir les chantiers en cours. Avant File Sync, l’équipe avait uniquement testé des téléchargements manuels depuis Procore et des téléversements vers ACC pour quelques éléments, une approche impossible à étendre à un portefeuille de projets actifs.

Nous avions beaucoup de projets actifs dans les deux systèmes… nous avions besoin d’assistance pour utiliser File Sync. Michael Martinez

Points de friction clés que CDS Mestel souhaitait résoudre

• Éviter les transferts manuels longs et sujets aux erreurs.
• S’assurer que chaque actif projet critique, fichiers, plans, RFI, photos et soumissions, soit capturé et transféré vers ACC via une approche de migration coordonnée.
• Éviter que le travail de migration n’entrave la mission principale de Michael : gérer des projets de construction en cours.

L’objectif : un chemin fiable et simplifié vers ACC

Les objectifs de Michael étaient clairs :

• Transférer les projets actifs vers ACC en toute confiance.
• Réduire les reprises et les interruptions pour les équipes projet.
• Mettre en place des conventions de nommage et une structure de fichiers claires afin de rendre les futurs projets dans ACC plus rapides et mieux organisés.

Je conseillerais aux autres entreprises d’établir des conventions de nommage claires et de tester les workflows de migration avant de transférer de grands projets. Michael Martinez

Simplifier la transition vers un environnement ACC propre et organisé

Michael a découvert File Sync lors des sessions d’implémentation ACC de CDS Mestel avec Autodesk et GRAITEC. File Sync a été présenté comme la solution la plus efficace pour accompagner la transition de Procore vers ACC.

Michael a travaillé en étroite collaboration avec Tommy Moussis, membre de l’équipe GRAITEC, qui l’a aidé à configurer la migration et à résoudre les problèmes au fil du processus. Lorsque des difficultés sont apparues, comme des écarts dans les titres de plans ou des problèmes de nommage de fichiers, Tommy et Michael ont travaillé ensemble pour trouver des solutions pratiques permettant de maintenir l’avancement.

Tommy a été formidable… il nous a guidés à chaque étape. Nous avons rencontré quelques difficultés avec les caractères spéciaux et certains plans importés sans titre, mais il nous a beaucoup aidés à résoudre les problèmes et à trouver des solutions de contournement. Michael Martinez

L’approche : s’adapter en temps réel et obtenir des résultats

Michael a conduit un plan clair, par étapes, pour transférer les informations des projets actifs vers ACC tout en maintenant les travaux de construction en cours. Son approche combinait synchronisation automatisée, ajustements en temps réel et étapes complémentaires, lui permettant de réagir rapidement lorsque des difficultés apparaissaient et de poursuivre la migration.

Cette approche adaptable lui a permis de rester précis et organisé au fur et à mesure de l’évolution de la migration :

Utiliser File Sync là où il apportait le plus d’efficacité, en réduisant les téléversements manuels une fois les connexions clés configurées.
Associer File Sync à des étapes complémentaires, comme l’export et la préparation des éléments lorsqu’une organisation supplémentaire était nécessaire.
Effectuer des contrôles et ajustements rapides pour s’assurer que les fichiers, plans, RFI, photos et soumissions étaient correctement représentés dans ACC.
Collaborer en temps réel avec son équipe de support afin de résoudre les problèmes et de décider de la meilleure étape suivante.

Pour garantir une couverture complète, Michael a utilisé l’outil Extract Tool de Procore, a préparé les éléments dans SharePoint, puis a utilisé File Sync pour importer le tout dans les dossiers ACC désignés, offrant ainsi un chemin simple et fiable pour assurer une transition fluide.

Résultats : du temps gagné, moins de risques, plus de dynamique

Une fois File Sync en place, l’impact a été immédiat et durable :

Moins de travail manuel. Une fois File Sync configuré, Michael n’a plus eu besoin de téléverser manuellement des lots de fichiers, ce qui a représenté un gain de temps significatif.
Continuité d’activité. La migration s’est déroulée en parallèle de la livraison des projets en cours, sans détourner Michael de la gestion des chantiers.

Sinon, cela aurait probablement pris des semaines… Si j’avais dû faire cela sans File Sync, je n’aurais pas pu faire mon travail. Michael Martinez

Exhaustivité des données grâce à des solutions pratiques. Même lorsque les transferts directs module à module n’étaient pas disponibles, Michael, avec l’aide de GRAITEC, s’est assuré que tous les objets de données soient représentés dans ACC, soit de module à module, soit via une organisation claire dans les référentiels Docs d’ACC.
Des bases plus solides. Ce travail a incité CDS Mestel à formaliser les conventions de nommage et la structure des dossiers, une base qui portera ses fruits sur les futurs projets dans ACC.

Le concept est utile pour les entreprises qui changent de plateforme, et le support de GRAITEC a été très précieux. Tommy nous a beaucoup aidés à développer des solutions réalisables pour chaque problème rencontré. Michael Martinez

Avec File Sync assurant le lien entre Procore et ACC, CDS Mestel n’a pas seulement transféré ses données. L’entreprise en est ressortie avec des processus plus propres, une meilleure maîtrise de la plateforme et une base conçue pour évoluer.