Lista de Tareas (Punch List) en un proceso de implementación BIM

En este artículo introducimos el concepto de la Punch List (lista de tareas) y por qué es importante en un proceso de implementación BIM. También introduce la idea programación de proyectos para rastrear y administrar tareas y actividades durante la implementación y puesta en marcha de proyectos BIM.

Finalmente, describimos algunas tareas de implementación específicas para un software típico de Autodesk y/o Graitec, e investigamos algunos de los requisitos para proporcionar capacitación a el cliente.

Implementación de una Lista de Tareas (Punch List)

Un cronograma de proyecto de implementación es una lista de tareas y actividades que debe ser completado durante su ejecución. Es importante crear y mantener un proyecto de implementación junto a un conjunto de documentos a ser completados por usted y toda su cadena de valor, así como la parte contratante.

Este cronograma debe ser parte de la declaración de trabajo creada durante la fase de planificación. También debe consultar con el equipo de proyecto sobre los mejores momentos para programar las diferentes tutorías y actividades formativas, que se suelen realizar según la ISO 19650 en la fase de movilización una vez concedida.

La lista de tareas de implementación coincidirá con el cronograma del proyecto de implementación, pero debe incluir pasos detallados que el Information Manager debe realizar para completar el proyecto. El calendario y la ejecución del proyecto debe alinearse con el cronograma del proyecto piloto, que es la parte del cronograma del proyecto de implementación que se ocupa específicamente en los primeros proyectos.

Importancia de la implementación Punch List

Identificar la importancia de la lista de tareas de implementación

La lista de tareas es el documento que usted y el cliente utilizarán para supervisar qué tareas de implementación se han completado y cuáles están pendientes. Entre sus utilidades se encuentran:

• Mantener el proyecto en marcha.
• Dejar claro al cliente lo que se debe hacer, cuándo se hará y quién lo hará.
• Identificar las partes del proyecto que se han completado.
• Documentar la historia de la implementación.
• Obtener la aprobación del cliente al final de la implementación.
• Realizar un seguimiento de los cambios en los requisitos del proyecto.
• Identificar cualquier divergencia de la implementación planificada.

Si el usuario solicita algo que no está en la Punch List, es probable que requiera una orden de cambio. El uso de un cambio formal en el sistema de solicitudes le ayudará a mantener el proyecto en marcha y a tiempo.

La Punch List debe identificar claramente el responsable de la realización de esta, tanto en la empresa contratada principal como en el resto de las empresas de la cadena de suministro.

Si la lista de tareas se crea y mantiene correctamente, cualquiera debería poder dar un paso en el proyecto y comprender rápidamente lo que ya se ha completado y lo que queda por hacer. Como puede haber grupos de individuos interactuando durante el proceso, es posible que se requiera la finalización de cada subsección del proyecto para aprobar cada porción. Esto puede no indicar necesariamente la aprobación final, pero validará que se han realizado pasos para ese conjunto de tareas.

Es bueno tener las tareas de la lista de tareas enumeradas en orden secuencial. Sin embargo, esto puede no siempre ser posible, ya que, si las circunstancias cambian, el orden de las tareas puede tener que ser alterado de forma particular.

Al dividir los procedimientos en subconjuntos lógicos es posible optimizar la productividad durante la entrega del proyecto.

Estas Punch List son complementarias a los documentos del Task Information Delivery Plan que propone la Norma ISO 19650 parte 2 Delivery phase of the assets.

Creando una lista Punch List

La Punch List será parte del cronograma del proyecto de implementación y puesta en marcha generado por el Information Manager desarrollado en la fase de planificación. El calendario del proyecto de ejecución contiene un alto nivel de información general sobre las tareas incluidas en el proyecto. La lista dentro del TIDP y del agregado MIDP de tareas debe incluir tareas específicas a realizar para completar la implementación.

Estos procesos de Punch List son previos a la ejecución y puesta en marcha de todo lo necesario para poder ejecutar un proyecto. Tal y como hemos visto en la tabla anterior, el cronograma del proyecto de implementación incluye la instalación del software.

La lista de tareas para instalar el software debe incluir:

• Una lista de los ordenadores en los que se instalará el software.
• Una lista de las actualizaciones que serán necesarias para esos equipos.
• Obtención de licencias para los ordenadores.
• Configuración de plantillas, configuración de estilos, etc.

Debe haber una correlación lógica entre las tareas de la lista de tareas y el cronograma del proyecto de implementación. Todos los agentes involucrados en la puesta en marcha podrán hacer referencia cruzadas de la Punch List en el calendario del proyecto de implementación en cualquier momento durante el ciclo del proyecto para validar que se están cumpliendo todos los elementos.

La lista de tareas debe incluir instrucciones para los procedimientos de cada tarea. Asegúrese de que los títulos del documento se correlacionan tanto con la declaración de trabajo como con el cronograma del proyecto de implementación.

También debe tener en cuenta qué tareas dependen de otras tareas. Esta información le permitirá a usted y al cliente comprender claramente el orden en que deben las tareas y qué tareas se pueden realizar en paralelo. También documentará quién es responsable de cada tarea.

Esta parte se define en la Norma ISO 19650 Parte 1 mediante las tablas RACI. En este caso, esta lista es complementaria para un proceso interno dentro de un Appointed Party o Lead Appointed Party.

La lista de tareas debe ser lo suficientemente detallada como para que un coordinador u otra persona la tome sobre el proyecto si es necesario. Una lista detallada hará que sea fácil para el Information Manager justificar ayuda adicional o mover personal a otro proyecto, según sea necesario. También permitirá que el cliente asigne varios recursos a las tareas para las que son responsable.