Come eseguire il backup dei dati di progetto di Autodesk Forma e Procore (e cosa succede se non lo fai)

La maggior parte delle imprese di costruzione presume che i propri dati di progetto siano sottoposti a backup perché risiedono nel cloud. Non è del tutto così. Autodesk Forma e Procore sono piattaforme ad alta disponibilità, ed è improbabile che una delle due perda i tuoi dati a causa di un guasto infrastrutturale. Ma tale disponibilità protegge dai loro modi di guasto, non dai tuoi — e la stragrande maggioranza delle perdite di dati nel settore delle costruzioni è causata da qualcosa che accade all’interno dell’account, non da qualcosa che gli accade.

Autodesk Forma o Procore eseguono il backup dei tuoi dati di progetto al posto tuo?

Non nel modo in cui la maggior parte delle imprese presume. Entrambe le piattaforme mantengono resilienza a livello infrastrutturale e ridondanza interna, ma ciò protegge da un guasto della piattaforma — non da eliminazioni, modifiche ai permessi, archiviazione dei progetti, scadenza delle licenze, o un subappaltatore in uscita che porta via una cartella con sé. In un modello di responsabilità condivisa, la piattaforma è responsabile del servizio, e la tua azienda è responsabile di mantenere una copia recuperabile e sotto controllo indipendente del registro di progetto.

Cosa causa più spesso la perdita di dati negli ambienti di cantiere?

Raramente un’interruzione della piattaforma. In pratica, le cause più comuni sono l’eliminazione o la sovrascrittura accidentale da parte degli utenti, le modifiche ai permessi o alla struttura delle cartelle che nascondono i dati anziché eliminarli, l’uscita di subappaltatori e partner di joint venture al termine di un pacchetto di lavori, l’archiviazione dei progetti o la scadenza delle licenze che rendono inaccessibili i progetti storici, e il ransomware che raggiunge cartelle sincronizzate nel cloud da una macchina locale infetta.

Lo schema degno di nota è che la maggior parte di questi sono eventi amministrativi di routine, non disastri. Nessuno segnala come urgente una modifica ai permessi di una cartella. È proprio per questo che la perdita di solito passa inosservata per mesi — in genere finché qualcuno non ha bisogno dei dati per un pacchetto di chiusura o una controversia.

Con quale frequenza dovrebbero essere sottoposti a backup i dati di cantiere?

La frequenza del backup dovrebbe seguire la rapidità con cui i dati cambiano e il costo che comporterebbe ricostruirli. I progetti attivi con emissione quotidiana di disegni, RFI e foto di cantiere generalmente giustificano un backup giornaliero o quasi giornaliero; i progetti in fasi più lente possono essere settimanali; e i progetti completati necessitano di un archivio completo acquisito prima che il progetto venga chiuso o la licenza scada. L’intervallo scelto definisce quanto lavoro il tuo team dovrebbe rifare — impostalo in base alla rilavorazione tollerabile, non al costo di archiviazione.

Cosa distingue il backup di livello professionale per le costruzioni dal backup cloud generico?

Gli strumenti di backup generici copiano file. I dati di progetto di cantiere non sono solo file — sono file più metadati, cronologia delle versioni, relazioni tra revisioni e governance delle cartelle, distribuiti su piattaforme che espongono i dati ciascuna in modo diverso. Un approccio di livello professionale per le costruzioni si collega direttamente alle piattaforme di settore, preserva metadati e versioni, e produce evidenza per singolo file di ciò che è stato copiato, saltato o non riuscito.

Come configurare un backup controllato con File Sync

1. Crea uno spazio di lavoro, quindi crea una sincronizzazione per ogni progetto o piattaforma coinvolti.
2. Seleziona l’origine — Autodesk Forma / ACC, BIM 360, Procore, SharePoint, Bluebeam, Egnyte, Dalux o una posizione Windows — quindi il progetto e la cartella.
3. Seleziona la destinazione controllata dalla tua azienda, e attiva crea cartella di origine nella destinazione in modo che la struttura venga preservata.
4. Attiva Includi metadati affinché l’archivio rimanga ricercabile, e Sincronizza tutte le versioni quando è richiesta la cronologia completa delle revisioni.
5. Imposta la pianificazione in base al tasso di modifica del progetto, e utilizza i filtri per escludere tipi o dimensioni di file che non appartengono a un archivio.
6. Lascia disattivata l’opzione “Elimina i file non trovati nell’origine”. Mantiene fedele uno specchio, ma propaga anche le eliminazioni nel tuo backup — l’opposto di ciò a cui serve un archivio.
7. Esegui la sincronizzazione, quindi rivedi il log delle attività e riprova direttamente da esso eventuali file non riusciti.

Come testano efficacemente i team i processi di recupero dei dati?

Testa il ripristino, non solo il backup. Un backup che viene eseguito con successo ogni notte ti tradisce comunque se nessuno ha confermato che i dati tornano in uno stato utilizzabile. Un test efficace ripristina una cartella rappresentativa in una posizione di lavoro, e fa verificare alla gestione documentale il conteggio dei file, la struttura delle cartelle, i metadati e le pile di versioni — eseguito da qualcuno che non ha creato il backup, in modo che sia il processo, e non la persona, a essere collaudato.

Esegui questa operazione almeno una volta per progetto, e di nuovo prima che un progetto venga chiuso o una licenza venga restituita. Quest’ultima finestra è quella che le imprese più spesso trascurano.