Cum să faci backup pentru datele proiectelor Autodesk Forma și Procore și ce se întâmplă dacă nu o faci

Majoritatea companiilor din domeniul construcțiilor presupun că datele proiectelor lor beneficiază de backup deoarece sunt stocate în cloud. Nu este chiar așa. Autodesk Forma și Procore sunt platforme cu disponibilitate ridicată și este puțin probabil ca vreuna dintre ele să vă piardă datele din cauza unei defecțiuni a infrastructurii. Însă disponibilitatea protejează împotriva modurilor de defectare ale platformei, nu împotriva celor care apar în contul dumneavoastră — iar marea majoritate a pierderilor de date din domeniul construcțiilor este cauzată de evenimente care au loc în interiorul contului, nu platformei în sine.

Autodesk Forma sau Procore fac backup pentru datele proiectului dumneavoastră?

Nu în modul în care presupun majoritatea companiilor. Ambele platforme oferă reziliență la nivel de infrastructură și redundanță internă, dar acestea protejează împotriva unei defecțiuni a platformei, nu împotriva ștergerii datelor, modificărilor permisiunilor, arhivării proiectelor, expirării licențelor sau plecării unui subcontractant care ia cu el un folder. În cadrul unui model de responsabilitate partajată, platforma este responsabilă pentru furnizarea serviciului, iar compania dumneavoastră este responsabilă pentru păstrarea unei copii recuperabile a înregistrării proiectului, controlată independent.

Ce cauzează cel mai frecvent pierderea datelor în mediile din domeniul construcțiilor?

Rareori o întrerupere a platformei. În practică, cauzele frecvente sunt ștergerea accidentală sau suprascrierea de către utilizatori, modificările permisiunilor și ale structurii folderelor care ascund datele în loc să le șteargă, eliminarea subcontractanților și a partenerilor din asocierile de proiect la finalul unui pachet de lucrări, arhivarea proiectelor sau expirarea licențelor, care fac proiectele istorice inaccesibile, precum și ransomware-ul care ajunge în folderele sincronizate din cloud de pe un computer local infectat.

Tiparul care merită observat este că majoritatea acestor situații sunt evenimente administrative de rutină, nu dezastre. Nimeni nu tratează ca pe o urgență modificarea permisiunilor unui folder. Tocmai de aceea, pierderea datelor trece de obicei neobservată timp de luni de zile — de regulă până când cineva are nevoie de date pentru un pachet de închidere a proiectului sau pentru soluționarea unui litigiu.

Cât de frecvent ar trebui să se facă backup pentru datele din domeniul construcțiilor?

Frecvența backupului ar trebui să țină cont de viteza cu care se modifică datele și de costul reconstruirii acestora. Proiectele active, cu emiterea zilnică de planșe, RFI-uri și fotografii de pe șantier, justifică în general un backup zilnic sau aproape zilnic; proiectele aflate în faze cu un ritm mai lent de modificare pot avea nevoie de un backup săptămânal; iar pentru proiectele finalizate este necesară o arhivă completă, realizată înainte de închiderea proiectului sau de expirarea licenței. Intervalul pe care îl alegeți determină volumul de lucru pe care echipa ar trebui să îl refacă — stabiliți-l în funcție de volumul de activități pe care sunteți dispuși să le reluați, nu în funcție de costul stocării.

Ce diferențiază un backup destinat domeniului construcțiilor de un backup generic în cloud?

Instrumentele de backup generice copiază fișiere. Datele unui proiect de construcții nu înseamnă doar fișiere, ci fișiere împreună cu metadate, istoricul versiunilor, relațiile dintre revizii și structura de foldere, distribuite pe platforme care expun datele în moduri diferite. O abordare de backup destinată domeniului construcțiilor se conectează direct la platformele utilizate în construcții, păstrează metadatele și versiunile și generează dovezi pentru fiecare fișier, indicând ce a fost copiat, omis sau nu a putut fi copiat.

Cum să configurați un backup controlat cu File Sync

1. Creați un spațiu de lucru, apoi creați o sincronizare pentru fiecare proiect sau platformă inclusă în domeniul de aplicare.

2. Selectați sursa: Autodesk Forma / ACC, BIM 360, Procore, SharePoint, Bluebeam, Egnyte, Dalux sau o locație Windows, apoi proiectul și folderul.

3. Selectați destinația controlată de compania dumneavoastră și activați create source folder in destination pentru a păstra structura.

4. Activați Include Metadata pentru ca arhiva să rămână ușor de căutat și Sync All Versions atunci când este necesar istoricul complet al reviziilor.

5. Setați programarea în funcție de ritmul de modificare al proiectului și utilizați filtre pentru a exclude tipurile de fișiere sau dimensiunile care nu își au locul într-o arhivă.

6. Lăsați opțiunea „Delete files not found in source” dezactivată. Aceasta menține fidelitatea unei copii oglindă, dar propagă și ștergerile în backup, exact opusul scopului unei arhive.

7. Rulați sincronizarea, apoi verificați jurnalul de activitate și reîncercați direct din acesta fișierele care au eșuat.

Cum pot echipele să testeze eficient procesele de recuperare a datelor?

Testați restaurarea, nu doar backupul. Un backup care rulează cu succes în fiecare noapte este totuși inutil dacă nimeni nu a confirmat că datele pot fi recuperate într-o formă utilizabilă. Un test eficient presupune restaurarea unui folder reprezentativ într-o locație de lucru și verificarea de către echipa responsabilă de controlul documentelor a numărului de fișiere, structurii folderelor, metadatelor și stivei de versiuni, test efectuat de o persoană care nu a configurat backupul, astfel încât să fie validat procesul, nu doar persoana care l-a creat.

Efectuați acest test cel puțin o dată pentru fiecare proiect și repetați-l înainte de închiderea oricărui proiect sau de renunțarea la o licență. Această ultimă perioadă este cea pe care companiile o omit cel mai frecvent.